Menu Zoeken

Eisen administratie

De start van de administratie: een aparte rekening openen.

Het is niet wettelijk verplicht, maar wie als freelancer aan de slag gaat, doet er goed aan een aparte bankrekening te openen voor zakelijk gebruik. Het openen van een zakelijke rekening heeft namelijk een aantal voordelen. Je kunt de rekening op naam van je bedrijf zetten. Dit oogt meteen al professioneler. Daarbij biedt een zakelijke rekening op eenvoudige wijze direct een financieel overzicht van al je zakelijke transacties. Ook voor je belastingaangifte valt het aan te bevelen om privé en zakelijk strikt gescheiden te houden. Het is dan veel eenvoudiger om de Belastingdienst inzage te geven in de financiële gegevens van je bedrijf. Het enige nadeel van een aparte rekening is dat er kosten aan verbonden zijn. De bank rekent immers extra kosten voor een zakelijke rekening.

De eisen

Bewaartermijn administratie

Op jou als freelancer rust de wettelijk verplichting om een goede administratie bij te houden. Volgens de wet dient je de administratie minimaal 7 jaar te bewaren.

Wat moet je bijhouden?

Het gaat om de volgende gegevens:

  • debiteuren- en crediteurenadministratie
  • grootboek
  • in- en verkoopadministratie
  • jaarrekeningen en accountantsverklaringen
  • loonadministratie (bij personeel)
  • voorraadadministratie.

Als je in bezit bent van een bedrijfspand, dien je de gegevens van dit pand 10 jaar te bewaren.

Urenadministratie

Voor een zelfstandig ondernemer is het verstandig om bij te houden hoeveel uren je (en je fiscale partner) aan de onderneming besteedt. De zelfstandigen- en de meewerkaftrek zijn afhankelijk van het aantal uren dat je aan de onderneming hebt besteed. Het urencriterium bepaalt dat je pas recht hebt op zelfstandigenaftrek als je jaarlijks minimaal 1225 uur aan je onderneming hebt besteed. In 2012 zal dit urencriterium waarschijnlijk worden vervangen in een omzetcriterium met een glijdende schaal.

Btw-administratie

Let op: journalistiek werk is vrijgesteld van btw! Fotografen en commerciële tekstschrijvers moeten wel btw berekenen.

Btw-plichtige ondernemers zijn verplicht een btw-nummer aan te vragen bij de Belastingdienst en zij moeten een aparte btw-administratie bijhouden. De btw-administratie is de basis voor je aangifte. Eens per maand, kwartaal of jaar, al naar gelang je met de fiscus afgesproken hebt, moet btw-aangifte gedaan worden. Houd daarvoor het volgende bij:

  • uitgaande facturen
  • ontvangen facturen
  • uitgaven
  • ontvangsten
  • privégebruik van goederen en diensten.

Als je handelt met het buitenland, houd dan ook de invoer en uitvoer van goederen apart bij.

Voor facturen gelden de volgende eisen:

  • doorlopende en opeenvolgende factuurnummering
  • factuurdatum
  • naam, adres en btw-identificatienummer van de opdrachtgever
  • je eigen bedrijfsnaam, adres, btw-identificatienummer en KvK-nummer
  • omschrijving van de geleverde prestatie en datum van levering
  • prijs exclusief btw
  • het toegepaste btw-tarief
  • bedrag aan btw.

Kleine ondernemersregeling

Als je in een jaar minder dan € 1.883 aan btw hebt betaald, dan kun je in aanmerking komen voor de kleine ondernemersregeling van de Belastingdienst. Je hoeft dan minder of soms zelfs helemaal geen btw te betalen.

Verplichtingen als werkgever

Als u personeel in dienst neemt, moet u zich als werkgever bij de Belastingdienst melden.
U moet dan zelf de loonheffingen berekenen en betalen. Bovendien bent u verplicht een loonadministratie bij te houden. Op de website van de Belastingdienst vindt u nadere informatie over de loonheffingen en de administratieve verplichtingen.

Deze tekst is tot stand gekomen in samenwerking met de NVJ/NVF